从通信到数据传感，物联网(IoT)能够简化许多流程。文档管理就是其中之一。尽管物联网和文档管理似乎处于频谱的两个不同端点，但企业可以将它们结合使用以创建更高效、更互联的文档管理系统(DMS)。
什么是文档管理自动化？
如今，组织了解最新的技术趋势比以往任何时候都更加重要。当涉及到文档管理时，这个概念尤其正确。创建和存储物理文档已成为过去——它可以通过多种方式影响公司的生产力和组织。
统计数据一目了然——83%的受访员工表示，他们在无法找到文件时不得不重新创建文件，这导致了时间和金钱的浪费。选择通过自动化将文档存放在云端是组织避免效率差距的最佳方式。这就是DMS的用武之地。
简而言之，文档管理自动化是简化文档创建和存储的过程。例如，也许员工每天都提交相同的表格。自动化不是每次都填写表格的每个部分，而是用当前的标准信息填充它，比如日期和时间，所以员工只需要专注于插入唯一数据。
通过文档管理自动化，公司减少了单调、重复性任务的发生，因此员工可以将精力投入到更复杂的任务中。
物联网与文档管理自动化之间的联系
就其本身而言，文档管理自动化是一个有益的过程，可以减少浪费的时间和资源。然而，当与无线打印机和扫描仪等物联网设备搭配使用时，公司领导者除了其他一些主要优势外，还可以实现更高的生产力和成本节约。换句话说，它可以改变企业的运营方式。
超越仅仅创建DMS将系统与物联网集成可以将公司的努力提升到一个新的水平。以下是将DMS与物联网设备配对的确切方法：
尽量减少物理系统和接触点
实施DMS已经减少了对打印机和扫描仪等设备的需求。当您用支持IoT的机器替换剩余设备时，您可以以对您的运营有价值的方式减少接触点。例如，用户可以设置配置文件和设置以简化数据管理，这样他们就不必每次都在机器上配置独特的设置。
此外，将DMS与其他系统（如企业资源规划(ERP)软件）一起使用可以进一步减少接触点，使团队能够从一个中央位置无缝访问他们需要的一切。在物联网设备的帮助下，企业最终可以减少从A点到B点所需的步骤。
增加访问
文档管理自动化最有利的部分是它使团队成员可以更轻松地在需要时访问所需的信息。当您将DMS与IoT设备配对时，您可以了解有关您的过程的关键细节，例如谁打印和扫描什么，以及频率，这样您就知道您做对了什么以及如何改进。
加强安全措施
物联网技术的一个显着特征是它可以帮助提高文档管理系统的安全性。将文档移动到云端已经提供了更高级别的安全性，因为您的所有文档都备份在一个锁定在安全协议后面的位置。物联网可以提高安全性，帮助企业更密切地关注可以告知他们安全漏洞的模式。
物联网和文档管理自动化：更好地结合
对于希望提高生产力和降低成本的企业而言，将文档管理流程转移到自动化数字系统是朝着正确方向迈出的一步。为了让他们的努力更有价值，物联网提供了必要的数据洞察力和连接能力。最后，这两个系统结合在一起，以一种变革性的方式提升公司的成果。
